Projectable

voor leiderschap in uw ICT en organisatie

Skip to content

Skip to content

Procesoptimalisatie maakt uw organisatie 'lean and mean'

Organisaties moeten continu inspelen op veranderende behoeften en mogelijkheden. Na verloop van tijd wordt een organisatie die zich niet aanpast 'vanzelf' suboptimaal. Actualisatie van de bedrijfsprocessen is noodzakelijk om weer doelgericht betere resultaten (klantwaarde) te realiseren.
Naast performance verbetering (management)kunnen ook groei, nieuwe producten (beleid), integratie of uitbesteding aanleiding zijn voor optimalisatie of herontwerp van de bedrijfsprocessen.

Criteria processenErvaring leert dat procesoptimalisatie organisaties een grotere effectiviteit en 15 à 30% lagere bedrijfskosten oplevert door:

  • meer samenhang in de procesketen door gedeelde uitgangspunten en management over de keten;
  • betere communicatie en diensten aan klanten;
  • kortere verwerkings- en levertijden;
  • flexibele (eenvoudige) aanpassing van werkwijzen;
  • minder verspilling: extra productkosten zonder dat er waarde wordt toegevoegd (lean management);
  • betere kwaliteit en grotere betrouwbaarheid (minder uitval);
  • werken volgens standaarden en richtlijnen;
  • snellere en betere managementinformatie (overzicht in samenhang);
  • lagere kosten door standaardisatie en efficiëntere werkwijzen.

Het veranderen van bedrijfsprocessen is proces- of ketenmanagement. De kern betreft het optimaliseren van (conflicterende) kwaliteitscriteria door de hele procesketen, van 'zand tot klant'.
Geïntegreerde standaard bedrijfssoftware (ERP) kan de processtromen ('supply chain') in een organisatie enorm faciliteren. Maar let op: nieuwe ICT voegt alleen waarde toe als het bestaande beperkingen opheft én als mensen hun oude 'leefregels' aanpassen.
Klanten kiezen vaak een combinatie van korte-termijn verbeteringen (dit motiveert verandering) en meer ingrijpende aanpassingen voor de lange-termijn.

Projectable realiseert procesverbetering in 5 stappen:

  1. Vertalen van de strategie in een samenhangend geheel van prestatie-indicatoren (KPI's):
    vaststellen van de huidige en gewenste prestatie t.a.v. de gekozen KPI's (eventueel m.b.v. een Operational Audit, zie pagina Quick Scans)
    Hierbij wordt de actuele procesketen met waardetoevoeging en issues in kaart gebracht;
  2. Bepalen van het ambitieniveau, tempo en veranderaanpak:
    vaststellen van de gewenste performance niveaus in de tijd (bijv. met INK ontwikkelingsfasen) en gewenste medewerkerparticipatie en -communicatie;
  3. Uitwerken (prototypen) van nieuwe alternatieve product/markt en proces/techniek combinaties, met keuzes in:
    - product/markt: diversiteit en omvang van assortiment, klantgroepen en klantcommunicatie,
    - proces/techniek: activiteiten, stappen, overdracht en werkstroombeheersing, uitbesteding ('make-
    or-buy' van processtappen), beschikbare ERP of maatwerk systemen;
  4. Detailleren van de inrichting, met keuzes in:
    - (geautomatiseerde) operationele gegevensverwerking m.b.v. ICT (incl. workflow management, documentaire informatievoorziening en managementinformatie),
    - besturing op tactisch/strategisch niveau, organisatiestructuur en managementinformatie,
    - aantal/soort medewerkers (management): functies (taken, bevoegdheden), kennis en vaardigheden;
  5. Implementeren en starten volgens de nieuwe werkwijze.

Door prestatiemeting worden de veranderingen nu ook meetbaar en bestuurbaar. Voor overzichtelijke managementinformatie is de Balanced Business Scorecard een goed hulpmiddel.