Projectable

voor leiderschap in uw ICT en organisatie

Skip to content

Skip to content

Batenmanagement is de toegevoegde waarde continu bewaken…

Doel van een veranderproject is meestal een aantal verbeteringen in de business te realiseren. Na een succesvolle oplevering van een nieuw ICT systeem, werkwijze of organisatie (projectresultaat) blijkt het lastig de geplande businessdoelen (baten) van de verandering te verzilveren.
Aangezien er -in tegenstelling tot kosten- van de baten veelal geen registratie bestaat, ontstaat er vaak discussie of de baten daadwerkelijk zijn behaald en/of deze wel realistisch zijn ingeschat. Daarnaast kunnen de omstandigheden gaandeweg gewijzigd zijn, waardoor de Business Case (de zakelijke onderbouwing van de projectinvestering) meer of minder gunstig is geworden.

Batenmanagement is dé manier om de beoogde 'outcome' van een project of programma in de lijnorganisatie te realiseren en maximaliseren.
De Business Case is hét instrument om de businessdoelen te bewaken.

Bewaking business resultaten

Projectable hanteert een aantal principes voor batenmanagement (benefit tracking):

  • Projectmanagement is verantwoordelijk voor het realiseren van de overeengekomen producten (het projectresultaat) en verandermanagement voor de acceptatie;
  • De business (opdrachtgever en gebruikers) is verantwoordelijk voor de inbedding van het project-resultaat in de eigen organisatie en voor het feitelijk realiseren van de baten;
  • De business levert één of meerdere implementatiemanagers die verantwoordelijk zijn voor de batenrealisatie; zij stellen de eisen/wensen vast waaraan de projectresultaten moeten voldoen en bewaken de uitgangspunten van de Business Case;
  • Project- en lijnorganisatie zijn beiden verantwoordelijk voor het samenstellen van een inzichtelijke en gefundeerde Business Case, waarin project- en businessdoelen worden onderscheiden;
  • Naast specificatie van de baten moeten ook de verwachte resultaatmarges en afbreukrisico's vastgesteld worden;
  • Mogelijk kan prototyping een goed hulpmiddel zijn om de nieuwe werkwijze (en baten) na te bootsen en inzichtelijk te maken;
  • De Business Case moet flexibel en schaalbaar zijn om in te kunnen spelen op nieuwe omstandigheden binnen/buiten de organisatie (dit kan ook tot correcties in de projectresultaten leiden). Een actuele Business Case biedt de argumentatie voor verandering;
  • Bekijk de hele life-cycle van de productrealisatie t/m implementatie en exploitatie. Gebruik een batenplan als leidraad over de verschillende levensfasen van het product en om met elkaar te blijven communiceren;
  • Voer batenevaluaties uit na oplevering van het projectresultaat om de business resultaten te meten en bij te sturen ter verhoging van de totale baten;
  • Voor meting van de business resultaten moet adequate managementinformatie (MIS) beschikbaar zijn (transparantie is ook essentieel voor het snel zichtbaar maken van business issues);
  • De organisatie moet ook voldoende stuurmaatregelen uitgewerkt hebben om bij te kunnen sturen bij aanpassingen op het resultaat of een andere opleverdatum.

Uit onderzoek blijkt dat door focus op het behalen van baten en actieve betrokkenheid van stakeholders, het rendement van projectinvesteringen aanzienlijk toeneemt. Deze aanpak wordt ook steeds meer ondersteund in methodieken als Prince2 en Managing Successful Programmes (MSP).