Projectable

voor leiderschap in uw ICT en organisatie

Skip to content

Skip to content

Project(en)planning als kompas en meetlat

Een overzicht van alle projecten en projectactiviteiten is cruciaal voor iedere project/programmamanager, zowel qua structuur als voortgangsbewaking. De project(en)planning is zijn kompas om koers te kiezen én bij te sturen.

Het maken van een projectplanning is een organisatorisch puzzelwerk. Het dwingt de manager vooraf na te denken om te komen tot een realistisch en flexibel plan, samen met direct betrokkenen.

Welke activiteiten en fasen worden onderscheiden, wat zijn relaties tussen activiteiten, welke capaciteit is wanneer nodig en wat is de doorlooptijd. Een sluitend overzicht van activiteiten, inzet, tijd en kosten vergt al snel enkele dagen en dan komt daar het overleg met betrokkenen en aanpassing nog bij. Ook het periodiek bewaken en rapporteren van de voortgang, inzet en kosten vergen de nodige tijd: minimaal 0,5 dag/week afhankelijk van de ondersteuning.

Goede software is onmisbaar voor de project/programmamanager. MS Project (van Microsoft) helpt daarbij, maar is niet lang altijd beschikbaar, erg omslachtig en kostbaar. Daarom hebben we bij Projectable een pragmatisch projectplanning tool ontwikkeld o.b.v. Excel: de Projectplanner.

Gantt chart Excel

De Projectplanner heeft als belangrijkste functies de planning en bewaking van de:

  • doorlooptijd van de vastgelegde activiteiten/clusters/project (Gantt chart),
  • resources per activiteit/cluster/project en onderscheiden resourcegroep per week,
  • kosten per activiteit/cluster/project en per tijdvak (maand/kwartaal/jaar).

De projectmanager kan projectactiviteiten volgens een WorkBreakdown Structure vastleggen, evenals de relaties tussen de activiteiten. Vervolgens worden de benodigde capaciteit per activiteit en tarieven van resources ingevuld. Op basis daarvan kan direct een projectplanning met de totaal benodigde inzet, doorlooptijd en kosten berekend worden.
Voor voortgangsbewaking worden de werkelijke begin/einddatum en %gereed van activiteit per peildatum vastgelegd. Dit genereert een overzicht van de actuele situatie en het verwachte eindresultaat (met diverse simulatiemogelijkheden).
Er is sinds kort ook een Multiprojectplanner beschikbaar die de activiteiten van verschillende projectplanningen integreert. Zo ontstaat op project- en programmaniveau een geintegreerd overzicht van de tijd-, resources- en kostenplanning.

Deze praktische projectplanning software is door iedereen (met Excel) te gebruiken en de eenvoudige versie is gratis te installeren op je eigen computer.

Resourceplanning Excel

Onze Projectplanner heeft veel handigheden, zoals:
- aanbrengen van relaties tussen projecten en activiteiten (netwerkplanning in Gantt chart),
- snel doorrekenen van consequenties in tijd, capaciteit en kosten bij wijzigingen,
- integrale planning met presentatie van de benodigde tijd, capaciteit en kosten in tijdvensters,
- blokkering van feestdagen, vakanties, %ziekte/incidenteel verlof voor de tijdplanning,
- synchronisatie van geregistreerde data, na wijziging van (volgorde van) activiteiten(clusters),
- een grote mate van gebruiksvriendelijkheid, flexibiliteit en beveiliging tegen onjuist gebruik,
- overzichtelijke grafieken van de geplande of nog resterende resources (netto+bruto) per week,
- doorrekening van verwachte einddata, resources en kosten na vastlegging van de laatste stand van zaken,
- ‘dynamische’ celberekening: bij aanpassing zie je direct het effect in doorlooptijd of inzet,
- vergelijk van de benodigde capaciteit met de beschikbare formatie,
- dashboard per project met de planning en voortgang in tijd, resources en kosten.

Kortom een geweldig instrument met veel toepassingsmogelijkheden voor projectmanagement. Voor projectportfolio management hebben een apart tool dat individuele projectplanningen samenvoegt tot een geïntegreerde programmaplanning: de Multiprojectplanner.

Voor het downloaden van de Projectplanner software in Excel 2016 (versie 9.2) klik hier. Bij opening de macro's activeren. Voor de professionele versie, training, support en maatwerk kunt u contact met ons opnemen.

Goede projectplanning software voor betere kwaliteit en minder inspanning. Gratis tool voor eigen gebruik en voor professioneel gebruik kunt u contact met ons opnemen.