Projectable

voor leiderschap in uw ICT en organisatie

Skip to content

Skip to content

Project portfolio management regisseert de samenhang van projecten

Veranderingen realiseren met projecten was vroeger uitzondering, nu is het gemeengoed. Voor grotere organisaties betekent dit vaak dat er meerdere projecten met verschillende doelen en teams tegelijk door elkaar heen lopen, zodat het overzicht en de samenhang soms ontbreekt. Daarnaast is het zaak efficiënt om te gaan met schaarse resources en geld.
De regievoering over meerdere projecten of programma's in een dynamische omgeving vergt project portfolio management, soms ook multi projectmanagement of project governance genoemd.

Aspecten projectportfoliomanagementProject portfolio management (PPM) omvat:

  • besturen: de projecten in lijn brengen met de strategische organisatiedoelen,
  • kiezen: prioriteren van projecten o.b.v. hun bijdrage/resultaat en verwacht risico,
  • bewaken: controleren van de resultaten en gebruikte middelen,
  • coördineren: afstemmen van inhoud en voortgang tussen projecten,
  • implementeren (en beheren) in releases,
  • communiceren: informeren en motiveren van betrokkenen,
  • ondersteunen: faciliteren van de uitvoering van projecten.

Project portfolio management gaat dus om veel meer zaken dan een uniforme planning & control over alle (ICT) projecten. Vaak slagen organisaties er wel in om projectplanningen op elkaar af te stemmen, maar het verwerken van nieuwe prioriteiten, tegenvallende voortgang of resultaten is lastiger. Het creëren van een positieve ‘mindset' om aanpassingen door te voeren is weer een heel andere vaardigheid, evenals gemeenschappelijke keuzes maken met diverse stakeholders.
Anderzijds moet project portfolio management geen alomvattende detailbewaking van alle projecten worden.

Projectable heeft een groeimodel ontwikkeld, waarmee bepaald kan worden waar een organisatie staat m.b.t. de regie (besturing/beheersing) van een projecten portfolio.
Belangrijke aangrijpingspunten voor verbetering van de project governance zijn:

  • Heldere strategische doelen waaraan projecten kunnen worden getoetst
    (dit is ook de basis voor prioriteitstelling bij inzet/verdeling van resources),
  • Business alignment: projectdoelen koppelen aan de strategie en deze aanpassen bij veranderingen in de omgeving c.q strategie,
  • Uitgewerkte actuele Business Case (batenmanagement) per project
    (de verwachte business resultaten net zo bewaken als de scope, projectresultaten, voortgang, kosten, etc.),
  • Stuurgroep voor goedkeuring van de vastgestelde projectenmix
    (het projectportfolio management zorgt voor een evenwichtige mix van projecten gericht op innovatie, productontwikkeling, serviceverbetering, kostenreductie, etc.),
  • Duidelijke organisatie en processen voor project(portfolio) management met go/no-go beslismomenten (gate reviews),
  • Uniforme methodieken en ‘toolsets' voor projectmanagers (zie projectbeheersing),
  • Centrale rapportage/bewaking per project en over alle projecten van de scope, resultaten, voortgang, gebruikte en nog benodigde inzet/kosten, risico's en verwachte baten,
  • Resourcesplanning: toetsing of de benodigde mensen en middelen per tijdseenheid beschikbaar zijn,
  • Leveranciersmanagement: afspraken c.q. contracten voor levering van resultaten en diensten,
  • Inhoudelijke coördinatie over de diverse projecten en programma's (a.d.h.v. een architectuur),
  • Benchmarking van projecten (leren uit het verleden),
  • Levendige presentaties over opgedane ervaringen t.b.v. commitment,
  • Incidentele project assessments om meer inzicht in de projectuitvoering en resultaten te verkrijgen.

Project portfolio management past in de hoogste niveau’s van projectmatig werken. Het gaat om een overall sturing over de projecten om de organisatiestrategie te realiseren met een optimaal gebruik van beschikbare middelen. De rapportage is direct aan de directie.
Met een regie audit kan Projectable in korte tijd de overall sturing van uw (ICT) projecten doorlichten en u adviseren bij de inrichting van Project Portfolio Management (PPM). Wij hebben jarenlange ervaring als auditor en senior programmamanager.